最終更新日：2026年10月21日

就業規則の翻訳｜外国人社員向けの用語・改訂管理と依頼準備【2026年最新版】

この記事の監修者

齊藤 真也

株式会社ファーストネットジャパン 代表取締役

1998年の創業以来、ホームページ制作・翻訳・アプリ開発・Webマーケティングなど幅広いIT／クリエイティブ領域で4,000件超のプロジェクトを統括。
英語・中国語をはじめとする多言語翻訳サービスの提供を通じて、海外展開や多言語対応を進める中小企業の課題解決を27年以上にわたり支援してきた。
翻訳とWeb制作をワンストップで対応できる体制を整え、経済産業省・電通・テレビ朝日など大手企業・官公庁との取引実績も多数。
大阪本社・東京オフィスの2拠点体制で、全国の企業のグローバル対応をサポートしている。

就業規則を翻訳するときは、対象となる社員と言語、翻訳する規程の範囲、現在有効な原文の版を先に決めましょう。読みやすい外国語にするだけでなく、義務、禁止、手続き、期限、例外、参照する条項を原文と対応させる必要があります。

この記事では、外国人社員へ自社のルールを伝える担当者に向けて、依頼準備、用語の統一、翻訳と社内確認、改訂差分の反映、配布後の管理を解説します。翻訳の内容確認と、就業規則そのものの作成・改定や法的な判断は、役割を分けて進めてください。

• 就業規則翻訳の目的と対象社員を整理する
• 翻訳する原本と関連規程を確定する
• 厚生労働省の資料は用語と版を確認して使う
• 制度名・雇用区分・申請書の名前を統一する
• 義務・任意・禁止・例外と期限を照合する
• やさしい説明を加える場合は規程本文と分ける
• 翻訳・社内確認・配布までの流れ
• 改定時は変更箇所だけでなく参照先も更新する
• 架空の依頼例：2言語版の規程を更新する
• 翻訳の見積もりで伝えたい情報
• 承認と配布の記録を一式で残す
• ファーストネット翻訳サービスへの相談と料金の確認
• 就業規則翻訳のよくある質問

就業規則翻訳の目的と対象社員を整理する

就業規則の翻訳は、外国語版の文書を作ることだけが目的ではありません。社員が自分に適用されるルール、必要な手続き、相談先を理解できるようにするために、誰へどの情報を伝えるかを整理します。採用時の説明、日常の参照、改訂時の案内など、使う場面も共有してください。

対象言語は、国籍だけから決め付けないようにします。社員が業務の説明を理解しやすい言語や、日本語の理解度を確認したうえで検討します。英語版があれば全員へ十分に伝わるとは限らないため、説明方法や問い合わせ窓口も合わせて考えましょう。

雇用区分、勤務地、所属、適用される規程によって、読む必要のある文書が異なる場合があります。どの社員へどの版を配布するかを台帳にしておくと、翻訳が終わった後の案内にも使えます。翻訳担当者が適用範囲を判断するのではなく、人事・労務の担当者が条件を整理してください。

翻訳する原本と関連規程を確定する

作業の起点は、社内で確認された現行の就業規則です。文書名、版、施行日、改定日、承認状態を明らかにします。作業中の案や別の事業所の規程が混ざっていないかも確認してください。「最新版」というファイル名だけで原稿を固定しないことが大切です。

本則のほか、賃金、育児・介護休業、旅費、情報管理などの別規程を参照している場合は、どこまで翻訳するかを一覧にします。本文にある条文番号や別表を訳しても、参照先が対象外のままだと内容を確認しにくくなることがあります。対象外とする資料にも、その判断を記録します。

個別の労働条件通知書、雇用契約書、社内の申請書や説明資料と表記が違う場合は、その差を担当者へ共有します。翻訳者がどちらかを正しいと決めて書き換えず、社内で確認した方針を受けて反映してください。文書間の優先関係や適用の判断も、言語上の修正とは分けて扱います。

厚生労働省の資料は用語と版を確認して使う

厚生労働省は、モデル就業規則や外国語版への案内を公開しています。制度や用語を検討する参考になりますが、公表されたモデルをそのまま自社の就業規則として扱うものではありません。各事業場の実情に合う内容を確認する必要があると案内されています。

日本語版と外国語版は、改訂時期や反映内容が同じとは限りません。参考訳を使うときは、版、更新日、対象の条項、変更された内容を照合してください。外国語で似た条文を見つけたことだけを理由に、自社の原稿へそのまま貼り付けないようにします。

参考：厚生労働省：モデル就業規則について、外国人労働者向け情報・多言語資料。利用する際は、提出・配布の時点で最新の掲載内容も確認してください。

制度名・雇用区分・申請書の名前を統一する

用語集では、制度名、雇用区分、役職、部署名、申請書名、システム上の表示を整理します。原文の「休暇」「休業」「休日」などを、読者にとって似た言葉だからと同じ訳語へまとめると、対象や手続きの違いが伝わりにくくなる場合があります。社内で確認した定義と用途を付けて管理しましょう。

社内独自の制度名は、その名前と説明を分けます。外国にある似た制度へ置き換えると、自社の条件とは異なる制度だと理解される可能性があります。正式名称を保つか、説明を併記するかを決め、同じ方針を本文・別表・案内へ適用します。

申請書や社内システムが日本語表示のままなら、実際に使う名称が分かるようにする方法もあります。訳文に自然な外国語だけを書いても、社員がシステム内で同じ項目を見つけられない場合があるためです。表示名の併記や簡単な案内を付ける場合は、原文の規程と説明資料の役割を区別してください。

用語の変更を承認する担当者も決めておきます。翻訳中の質問への回答が別の章や別規程にも適用される場合、該当箇所を探して反映します。用語集を納品物に含めると、次回の改定や新しい言語への展開でも参照できます。

義務・任意・禁止・例外と期限を照合する

就業規則では、誰が何をしなければならないか、できることは何か、認められない行為は何かを分けて読みます。丁寧な文章へ整える過程で義務が任意に見えたり、条件付きの制度が無条件に使えるように見えたりしないように確認します。

「原則として」「ただし」「事前に」「速やかに」「一定の場合を除く」などの表現は、制度の適用や手続きへ関わります。曖昧な原文に具体的な日数や例外を推測で加えず、必要なら人事・労務の担当者へ確認します。訳文の読みやすさと、条件を正確に保つことを両方見てください。

数字は、日数、時間、回数、割合、年齢、基準日、期限の起点を独立して点検します。「申請日の前日まで」と「利用日の前日まで」は同じではありません。原文の語が似ているからとまとめて訳さず、その文で何を基準にしているかを確認します。

やさしい説明を加える場合は規程本文と分ける

社員へ理解してもらうために、短い文、図、例、FAQなどを使う方法があります。ただし、説明のために要約した資料を、規程本文そのものと区別せず配布すると、重要な条件が省かれたまま読まれるおそれがあります。本文、要約、説明用資料を明確に分けてください。

説明資料では、どの条項に対応するか、詳しい条件をどこで確認するか、誰へ質問できるかを示します。例を使う場合は、すべての社員へ一律に当てはまるとは限らないことを踏まえ、対象条件を明記します。翻訳者が制度の運用例を創作せず、社内で確認された説明を使います。

外国語訳に加えて、やさしい日本語を使う方法も検討できます。どの言語であっても、専門語を短く言い換えるだけで制度が伝わるとは限りません。実際の申請先や相談方法と合わせて説明し、社員がどのように理解したかを確認する機会を設けましょう。

翻訳・社内確認・配布までの流れ

原稿の確定と翻訳条件の共有

現行の原文と関連資料、対象言語、対象社員、用語集、希望納品形式をそろえます。原稿の改定を並行して行う場合は、翻訳開始後の変更をどう受け付けるかを決めてください。未確定部分を推測で翻訳済み扱いにせず、確定待ちの状態として管理します。

言語上の確認と制度上の確認

翻訳担当者は、原文との意味の対応、訳抜け、表記、読みやすさを確認します。人事・労務担当者は、原文、対象社員、実際の申請方法、社内の承認内容と整合しているかを見ます。法的な作成・改定判断が必要なら、担当する専門家等へ確認する工程を別に設けます。

承認した版の確定と配布

修正が終わったら、原文と外国語版の対応版を確定します。編集元、配布用PDF、説明資料、質問回答一覧がある場合は、同じ版へそろえて保存します。配布日と対象者を記録し、古いファイルを参照しないための社内の運用も決めておきましょう。

改定時は変更箇所だけでなく参照先も更新する

差分翻訳では、新旧の原文、旧訳、変更履歴を渡します。追加した文だけでなく、削除、条項番号、制度名、別表、申請書の名称なども対象にします。本文の一部だけを直すと、参照先が古い番号のまま残ることがあります。

各言語の更新状況は、一つの台帳で管理します。「英語版は更新済み、中国語版は確認中」といった状態を見えるようにし、すべてが同じ時点の内容だと誤解されないようにします。いつどの範囲を社員へ案内するかも、翻訳完了日と分けて確認してください。

社員からの質問で説明を補う場合は、FAQだけが独自に変わらないようにします。規程の内容変更なのか、既存の内容を説明しただけなのかを担当者が判断し、必要な資料へ反映します。翻訳者が個別質問への回答から制度全体の解釈を確定しないことも重要です。

架空の依頼例：2言語版の規程を更新する

本則40ページと別規程を、英語とベトナム語へ翻訳する架空例を考えます。原文は社内で承認された版2.0で、申請方法と一部の期限を改定したものです。以前の外国語版は版1.5に対応しているため、その間の変更を確認する必要があります。

最初に、版1.5から2.0までの新旧対照と、参照する別規程を一覧にします。改定した条項の番号、制度名、申請書名を確認し、原文と外国語版の対応を作ります。旧訳で使っていた用語が現在も承認されているかも点検してください。

翻訳中に、原文では申請先が「所属長」、案内資料では「人事部」と異なっていたら、訳者がどちらかへ合わせるのではなく、担当者へ確認します。確認した回答を原文や案内の修正へ反映し、英語・ベトナム語の両方に同じ条件が伝わるよう整えます。

配布前には、対象社員が実際に見るPDFで、条項番号、別表、リンク、改行、特殊文字を確認します。長い制度名が表からはみ出したり、フォントが欠けたりしていないかも見ます。編集画面で問題がなくても、PDFやスマートフォンで同じように読めるかを別に確認してください。

配布後は、対応する日本語版、各言語の最終版、配布日、確認窓口を残します。社員の理解を確認する説明会や質問受付を行う場合も、利用した資料の版を記録します。この例は作業の進め方を示したものであり、特定の企業の規程内容や法的な適合性を評価するものではありません。

翻訳の見積もりで伝えたい情報

見積もりでは、原文の文字量、対象言語、関連規程、旧訳の有無、レビューの範囲、編集データとPDFの必要性を共有します。翻訳だけか、原文との照合、用語集の作成、説明資料、レイアウト調整、差分一覧まで含むかを分けて確認しましょう。

• 対象：本則・別規程・別表・申請書・説明資料の範囲
• 原稿：現行版、施行日、承認状態、新旧対照表
• 読者：対象社員、必要な言語、使う場面
• 表記：雇用区分、制度名、部署名、実際の画面や書式の名称
• 確認：人事・労務の窓口、言語レビュー、承認する担当者
• 納品と日程：編集形式、配布用PDF、確認期間、配布予定日

法律文書全般の依頼準備は法律・法務翻訳の記事、用語の運用は用語集の作り方も参考になります。本記事では、制度の作り方そのものではなく、確認した原文を正確に伝え、更新を続ける工程を扱っています。

承認と配布の記録を一式で残す

各言語版を承認するときは、原文の版、訳文の版、用語集の版、確認日、担当者を対応させます。「確認済み」という名前だけのファイルでは、後から何を確認したか分かりにくくなるためです。言語上の確認と、人事労務上の確認が終わった状態を別々に記録してください。

たとえば新しい申請書へ名称が変わった場合は、本則、別規程、申請案内、外国語の説明資料、社内システムの表示が対応しているかを確認します。一つの資料だけが旧名称のままだと、社員が別の書式だと理解する可能性があります。実際の提出方法を知る担当者が確認できるようにします。

配布する形式も点検します。PDFの文字を検索できるか、目次や参照リンクが動くか、社員が利用する端末で文字を読めるかを見ます。印刷物を使う場合は、色だけで区別した説明が白黒でも理解できるか、別紙が欠けていないかも確認してください。

配布後の質問は、個別の説明だけで終わらせず、共通して分かりにくい箇所がないかを担当者が確認します。説明を追加した場合は、その内容が既存の規程と矛盾しないかを見たうえで、必要な言語へ反映します。翻訳者へは、承認した日本語の説明と対応する条項を渡してください。

改定時の作業を継続しやすくするために、最終原文、各言語版、用語集、修正履歴、質問回答、配布記録の保管場所を決めます。担当者が変わるときも、過去の説明と現行の規程を区別して引き継げる状態にしておくことが、長期の運用に役立ちます。

ファーストネット翻訳サービスへの相談と料金の確認

ファーストネット翻訳サービスは、株式会社ファーストネットジャパンが運営する翻訳サービスです。英語・中国語・韓国語など44言語・方言に対応し、原稿の用途、専門性、納品形式を確認したうえで翻訳をご案内しています。日本語から外国語への翻訳だけでなく、外国語の文書を日本語にする場合もご相談いただけます。

品質要件に合わせて、スタンダードとハイクオリティの2つのプランをご用意しています。ハイクオリティでは翻訳後にネイティブチェックを行うダブルチェック体制を採っています。原文との照合範囲、専門用語の指定、レイアウト確認など、必要な作業を原稿送付時に共有してください。プラン名だけで希望する工程がすべて含まれると判断せず、見積もりの対象範囲を確認しましょう。

料金表に掲載する日本語から英語・中国語・韓国語へのスタンダード翻訳は原文1文字10円〜、ハイクオリティは1文字17円〜で、いずれも税別です。この単価は他の言語や専門文書すべての確定料金ではありません。対象言語、分量、内容、納期、必要な確認工程、文字入れなどによって見積もりが変わります。最低ご請求額は1案件20,000円〜です。詳細は対応言語・料金表をご確認ください。

たとえば日本語から英語へ2,500文字の原稿をスタンダードの最低単価で翻訳する場合、翻訳部分の計算例は2,500文字×10円＝25,000円・税別です。DTP、画像内の文字処理、追加の専門確認などを含めた総額ではなく、対象原稿の確定見積もりを示すものでもありません。原稿のうち、どの範囲を何文字として数えるかも合わせて確認します。

翻訳のみの対訳データ、編集可能な文書、公開用PDF、Webサイトへの反映などでは、必要な作業が異なります。Web制作やDTPを合わせて検討する場合は、編集元データの有無と希望する完成形式をお知らせください。特殊なソフトや形式の編集可否は、ファイルを確認して対応範囲をご案内します。未確認の形式まで一律に編集できるとするものではありません。

納品後3か月間は無償修正に対応しています。原文の追加・変更や新たな作業が発生する場合は、対応範囲と費用を別途確認します。最初の相談では、対象言語、原稿の種類と分量、希望納品日、使用目的、希望する納品形式をまとめておくと、確認を進めやすくなります。原稿の取扱条件がある場合は、送付前に共有してください。

就業規則翻訳のよくある質問

Q. 英語版があれば外国人社員全員へ対応できますか？

社員が理解しやすい言語や日本語の理解度、利用する場面によります。国籍だけで決め付けず、必要な言語と説明方法、問い合わせ先を確認して準備してください。

Q. 厚生労働省の外国語モデルをそのまま使えますか？

参考資料として活用できますが、自社の現行規程と同じとは限りません。版、改訂内容、対象条項、実際の制度や申請方法を照合し、担当者が内容を確認してください。

Q. AI翻訳だけで就業規則を配布できますか？

出力だけで判断せず、対象者、義務・禁止、期限、例外、参照先、用語を原文と照合する必要があります。会社の確認・承認体制に合わせ、言語と人事労務の観点を分けて点検します。

Q. 説明しやすいように内容を要約してよいですか？

説明用の要約やFAQを作る場合は、規程本文と明確に区別します。条件を勝手に省略せず、担当者が承認した説明を使い、対応する条項と詳しい内容を確認できるようにします。

Q. 改定した箇所だけ翻訳してもらえますか？

新旧原文、旧訳、変更履歴を確認して対象を決めます。条項番号、別表、制度名、申請書、説明資料への影響も含め、各言語の対応版をそろえて管理してください。

Q. 翻訳会社が就業規則の法的な内容も判断しますか？

翻訳上の意味や表記の確認と、規程の作成・改定や法的な適合性の判断は別です。人事労務の担当者や必要な専門家と、翻訳会社へ依頼する範囲を分けて進めます。