最終更新日：2026年10月11日

書類翻訳の依頼方法｜料金・対応書類・翻訳証明書の確認ポイント【2026年最新版】

この記事の監修者

齊藤 真也

株式会社ファーストネットジャパン 代表取締役

1998年の創業以来、ホームページ制作・翻訳・アプリ開発・Webマーケティングなど幅広いIT／クリエイティブ領域で4,000件超のプロジェクトを統括。
英語・中国語をはじめとする多言語翻訳サービスの提供を通じて、海外展開や多言語対応を進める中小企業の課題解決を27年以上にわたり支援してきた。
翻訳とWeb制作をワンストップで対応できる体制を整え、経済産業省・電通・テレビ朝日など大手企業・官公庁との取引実績も多数。
大阪本社・東京オフィスの2拠点体制で、全国の企業のグローバル対応をサポートしている。

書類翻訳を依頼するときは、最初に「どこへ提出するか」「何のために使うか」「どの形式で受け取りたいか」を整理しましょう。海外の取引先へ見せる会社資料と、学校・行政機関へ提出する証明書では、必要な確認や仕上がりが異なります。原稿を英語に置き換えるだけで、どの提出先にも使える書類になるわけではありません。

ファーストネットジャパンのファーストネット翻訳サービスでは、44言語・方言の翻訳に対応し、原稿の内容と用途を確認して料金・納期をご案内します。スタンダードとハイクオリティの2プランがあり、翻訳後のネイティブチェックはハイクオリティに含まれます。この記事では、書類の種類ごとの依頼準備、Word・PDF・スキャンの扱い、費用、翻訳証明書の確認、納品後の照合まで、初めて発注する方にもわかりやすく説明します。

書類翻訳は「用途・提出先・言語」から決める

書類翻訳とは、文書に書かれた内容を別の言語に訳し、読む人が情報を理解できるようにする作業です。社内で概要を把握したい場合、契約相手へ正式に渡す場合、公的な申請で提出する場合など、用途によって求められる精度や形式が変わります。まず用途を一文で説明できるようにすると、依頼範囲を決めやすくなります。

提出先の指定を原稿と一緒に確認する

提出用の書類なら、提出先が案内する要件を先に確認してください。指定言語、翻訳者に関する条件、原本の添付、翻訳証明の記載内容、署名の要否、電子ファイルと紙のどちらが必要かなどが確認事項です。国名や書類名だけでは判断できず、同じ種類の証明書でも手続や機関によって条件が異なることがあります。

要件が外国語で書かれている場合は、該当部分のURLや案内文も見積もり時に共有します。「英訳が必要と聞いた」という情報だけで進めると、完成後に署名や別形式の納品が必要だとわかることがあります。翻訳会社が行う作業と、提出者自身が用意するものを分けて、対応できる範囲を発注前に確認しましょう。

言語だけでなく読者と表記の希望を伝える

日本語から英語への翻訳でも、取引先の担当者が読む説明資料と、指定様式へ転記する書類では文章の整え方が違います。中国語なら簡体字か繁体字か、使用地域や指定の表記があるかも伝えます。原稿中の会社名・人名・学校名・住所に公式な外国語表記がある場合は、既存資料と合わせるための参考情報になります。

特に人名は、一般的なローマ字表記より、パスポートや提出先に登録した表記との一致が重要です。翻訳会社が推測した読み方を採用するのではなく、本人や社内担当者が正しい表記を指定してください。名と姓の順序、旧姓、略称の使用、住所の英語表記など、判断が必要な点は一覧にして渡すと確認が円滑になります。

依頼できる書類と、種類ごとの確認ポイント

「書類」という言葉には、短い証明書から多数の図表を含む業務資料まで含まれます。ファーストネット翻訳サービスへ相談する際は、書類名だけでなく、専門分野と使用目的を添えてください。対応可否、翻訳の範囲、付随する作業は、実際の原稿を確認したうえでご案内します。

表は依頼準備の例です。翻訳そのものと、契約内容の法的判断、申請資格の確認、技術的な承認は別の作業です。訳文を使って契約・申請・運用を行う場合は、その業務の担当者が内容を確認する手順も用意してください。翻訳会社への相談で、提出先の受理や契約上の効果を一律に保証できるものではありません。

証明書をまとめて提出する場合は、氏名や学校名が複数書類で一致するかも確認します。たとえば卒業証明書では正式名称、履歴書では略称を使っていると、読む側が同じ機関か判断しにくくなります。表記を統一する資料を添え、原本で異なる名称が使われているときは、勝手に同じ名前へ書き換えず事情を共有しましょう。

特定の手続に必要な書類の詳細は、それぞれの専門記事でも確認できます。本記事では、どの種類の書類でも共通して使える依頼準備に重点を置いています。

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戸籍謄本の翻訳・英訳で確認したい表記と提出準備

Word・PDF・スキャン画像で依頼するときの違い

編集できるWord・Excel・PowerPointがある場合

編集用の原稿があると、翻訳対象の文字、表の構造、見出しの階層を確認しやすくなります。Wordならコメントや変更履歴を残すか、Excelならどのシート・列を訳すか、PowerPointならノート欄や図中の文字も対象かを指定します。印刷範囲の外にある注意書きや非表示シートを含めるかも、先に決めてください。

最終版が決まっていないときは、見積もり用の原稿と発注用の確定原稿を区別します。翻訳開始後に内容が変わると、追加の翻訳だけでなく、変更箇所の確認や既存訳との整合にも作業が必要です。ファイル名に版と日付を入れ、発注時に「このファイルを正本とする」と明示すると、別の版を訳す誤りを防げます。

文字を選択できるPDFと画像PDFを区別する

同じPDFでも、文字情報が入っているものと、紙をスキャンした画像だけのものがあります。画像PDFでは、文字の読み取り、原文の確認、表や配置の再現に別の手間がかかることがあります。PDFの見た目がきれいでも、編集できる元ファイルが存在するなら、可能な範囲で併せて共有してください。

OCRで文字を取り出した文章は、そのまま正しい原文だと思い込まないことが大切です。数字の「0」と英字の「O」、小数点、マイナス記号、似た漢字、縦書きの順序などが誤って認識されることがあります。抽出テキストだけを渡すより、元のPDFも添えて、読み取りに不安がある箇所を知らせるほうが照合に役立ちます。

スマートフォンで撮影する場合

書類全体が写り、文字が読め、傾きや影が少ない画像を用意します。印影・欄外の注記・裏面の記載も翻訳対象になり得るため、必要な面を省略しないようにしてください。ページの端が切れている、反射で数字が見えない、複数の書類が重なっている画像では、原文の追加確認が必要になります。

文字が不鮮明な部分を翻訳会社が推測で補うと、原本と違う内容になるおそれがあります。再撮影できない場合は、判読できない箇所の扱いを相談しましょう。手書きの文字、訂正線、押印部分をどう表現するかも、提出用途や指定様式を踏まえて確認します。原本そのものの記載を修正する作業とは区別してください。

全文翻訳・抜粋翻訳・レイアウト調整の範囲をそろえる

見積もりは「1ファイルを翻訳する」という指定だけでは不十分なことがあります。表紙、目次、脚注、図中の文字、添付資料、画像内の文字まで含むかを決めましょう。必要なページだけを翻訳する場合は、ファイル上のページ番号と紙面に印刷されたページ番号が異なることもあるため、両方がわかる指定が便利です。

抜粋翻訳を使う場合は、読む側が前後の文脈や参照先を理解できるかを確認します。規程の一部を訳しても、その条項が参照する定義や例外条件が別ページにあると、意味を判断できません。公的な提出物では部分翻訳が認められるかを提出先に確認し、必要な範囲を削って費用を下げる判断は慎重に行ってください。

翻訳文のみの納品と、原本に近いレイアウトでの納品は、作業範囲が異なります。言語によって文章の長さが変わり、表や枠に収まらない場合もあります。ファーストネット翻訳サービスではDTPの相談も受け付けています。原稿のソフト、編集データ、フォント、図表、仕上がり形式を確認し、必要な工程を見積もりに含めます。

「同じページ数にしたい」「日本語と外国語を見開きにしたい」「Wordで後から更新したい」など、納品後の使い方を伝えましょう。編集できるファイルと確認用PDFを両方必要とする場合は、その旨も指定します。署名や原本の印影を画像として配置するかは、書類の用途と提出先条件を確認してから決めてください。

書類翻訳の料金は文字数と必要な工程で決まる

翻訳料金は、原稿の言語、文字数または単語数、専門性、品質プラン、レイアウト作業などによって変わります。ページ数だけでは、文字が少ない証明書と細かい文字の業務資料を比較できません。複数の翻訳会社を比べるときも、翻訳対象と納品形式をそろえた総額で確認すると判断しやすくなります。

上記はファーストネット翻訳サービスの料金表にある単価例で、税別です。最低ご請求額は1案件あたり20,000円〜です。専門性が高い原稿は単価が上がる場合があり、44言語・方言すべてが同じ単価ではありません。表にない言語、翻訳証明に関する対応、原稿の読み取り、DTPなどは、内容を確認して個別にお見積もりします。

少量の書類は最低料金を含めて計算する

計算の考え方を示す架空例として、日本語1,000文字の原稿を英語へスタンダードで翻訳する場合、掲載単価の単純計算は10,000円です。ただし最低ご請求額が20,000円〜のため、10,000円で発注できるという意味ではありません。日本語3,000文字なら同じ単価で30,000円、ハイクオリティの掲載単価なら51,000円が計算上の目安です。

これらは通常の翻訳部分だけを想定した計算例で、確定見積もりではありません。スキャン原稿の取り扱い、専門的な内容、レイアウト、追加の確認などで条件が変わります。複数書類をまとめる場合も、何を1案件として扱うかを確認してください。納品後に追加した書類が当初の見積もりへ自動的に含まれるわけではありません。

プランは用途と確認工程で選ぶ

スタンダードは品質とコストのバランスを重視した標準プランです。ハイクオリティは、翻訳後にネイティブチェックを行うダブルチェック体制の上位プランです。外部へ広く公開する資料、自然な表現まで整えたい文書などでは、用途を伝えてプランを相談してください。すべての案件でネイティブチェックが行われると誤解しないことが大切です。

どちらのプランでも、会社が決めるべき専門用語、原文の事実、提出先の独自条件まで自動的に確定するわけではありません。依頼者が提供する情報と、納品後の業務上の確認も品質を支えます。料金を抑えたい場合は、重要箇所だけ先に発注できるか、翻訳とレイアウトを分けられるかなど、用途を変えずに作業を整理する方法を相談しましょう。

対応言語・料金表を確認する

翻訳証明書は必要か、提出先へ確認する

翻訳証明書は、翻訳に関する証明文を添える書類を指して使われますが、呼び方や求められる記載内容は提出先によって異なります。翻訳した書類すべてに自動的に必要になるものでも、どの翻訳会社の証明でも同じ扱いになるものでもありません。提出先が何を求めているかを確認してから、原稿と要件を共有してください。

「認証翻訳」「公証」「アポスティーユ」などの案内がある場合、翻訳文の作成以外に手続や指定の資格が関わる可能性があります。これらを同じサービス名としてまとめて発注せず、必要な証明、申請者が行う手続、対応できる作業を個別に確認します。ファーストネット翻訳サービスへ相談するときも、指定文面や提出先の案内が判断材料になります。

納期を決める際は、翻訳に必要な期間だけでなく、本人の表記確認、署名、原本の準備、紙の受け取り、提出先への事前照会などに必要な時間を考慮してください。要件が未確認の段階で、証明を添えるだけで提出条件を満たせると考えると、作り直しが発生することがあります。提出可否の最終判断は提出先に確認しましょう。

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翻訳証明書の意味と、公証などの手続との違い

見積もりから納品までの進め方

見積もり時に送る情報をまとめる

• 原稿ファイル一式と、翻訳するページ・シート・欄の指定
• 原文の言語と翻訳先の言語、使用する国や地域
• 用途、提出先、提出先の指定条件や案内URL
• 希望納期、実際の提出期限、納品後の確認に使える期間
• 希望する納品形式、レイアウト調整、証明に関する相談事項
• 人名・会社名・専門用語の指定表記と参考資料

原稿に個人情報や非公開情報が含まれる場合は、社内規程に沿って共有方法と取り扱い条件を確認します。見積もり段階で伏せた箇所があるときは、発注時に原文が追加されることも伝えてください。伏せ字が多い原稿では、実際の分量や内容を十分に判断できない場合があります。情報管理の条件は、実際の依頼内容に合わせて相談しましょう。

作業開始前に原稿と見積もりの範囲を確定する

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翻訳見積もりに必要な情報と見積書の見方

見積もりの金額だけでなく、対象ファイル、翻訳範囲、品質プラン、納品形式、確認や修正の扱いを読み合わせます。原稿が追加された、提出先が変わった、別の言語も必要になった場合は、作業開始前に再確認してください。急ぎの場合も、対応可能な納期は原稿の分量と必要な工程を確認したうえで決まります。

たとえば「週末までに提出」では、金曜日に訳文を受け取ればよいのか、木曜日までに社内確認を終える必要があるのかがわかりません。希望する受け取り日時と、その後の確認日を分けて伝えましょう。確認担当者が不在になる予定や、学校・機関の窓口が閉まる日も、依頼者側で日程に織り込むと無理の少ない進行になります。

納品後は原本と照合して使う

訳文が届いたら、氏名、日付、金額、型番、書類番号、表の行・列、ページの欠落を優先して照合します。英語が詳しくなくても、指定表記や数値の一致、ファイルの数、翻訳対象範囲は確認できます。疑問点はページ番号や原文・訳文を示してまとめると、修正の意図を共有しやすくなります。

ファーストネット翻訳サービスでは納品後3か月間、納品範囲内の無料修正に対応します。原稿内容の変更、文章の追加、別用途向けの作り直しなどは別途相談です。「納品範囲内の修正」と「新しい原稿の翻訳」を区別して、変更したい箇所と理由を伝えてください。納品物の版を保存し、修正版と提出済み版が混ざらないよう管理します。

書類一式を依頼する準備の具体例

以下は手順を説明するための架空例です。海外の取引先へ会社案内、製品一覧、取引条件を送る担当者が、3ファイルの英訳を依頼するとします。最初にそれぞれの原稿を確定し、会社名・製品名の公式表記を1枚の一覧にまとめます。会社案内は公開用、取引条件は担当者間の確認用と、用途も分けて伝えます。

製品一覧では、型番と数値の列は原文のまま保持し、説明欄だけを翻訳対象にするなど、対象列を明示します。取引条件は本文だけでなく例外事項の注記まで含め、法務担当者が確認する時間を納期後に確保します。会社案内をPDFで配布するなら、訳文だけの納品か、レイアウトまで含むかを発注時に決めます。

納品後は、担当者が3ファイル共通の会社名と製品名を照合し、営業担当者が製品説明、法務担当者が取引条件を確認します。質問を窓口でまとめ、修正後のファイルに版番号を付けて配布します。このように、翻訳前の原稿整理と翻訳後の用途別確認をセットにすると、単に「全部英語にする」と依頼するより作業範囲が明確になります。

書類翻訳のよくある質問

Q. 書類1枚だけでも依頼できますか？

少量の書類も原稿を確認してご案内します。料金は分量だけでなく、最低ご請求額1案件20,000円〜、専門性、品質プラン、付随作業を含めて決まります。複数書類をまとめたい場合も、対象一式を見積もり時に共有してください。

Q. 紙の書類やスキャンしたPDFでも相談できますか？

内容を読めるデータを用意してご相談ください。画像PDFや写真は読み取り、原文確認、レイアウト再現の条件が変わることがあります。編集できる元ファイルがある場合は併せて共有し、不鮮明な箇所は事前に知らせてください。

Q. 翻訳証明書は必ず必要ですか？

必要かどうかは用途と提出先の条件によります。指定の証明文、署名、翻訳者条件、原本添付などを提出先へ確認し、案内文を原稿と一緒に共有してください。対応できる範囲は発注前に確認します。

Q. 無料の翻訳ツールで作った訳文をそのまま提出してよいですか？

提出先の要件と内容の正確さを確認する必要があります。概要の把握に使う場合と、正式な提出・契約・公開に使う場合は区別してください。機密情報を入力できるか、数値や固有名詞が正しいかも確認が必要です。

Q. 納期はどのくらいかかりますか？

言語、分量、専門性、品質プラン、納品形式、追加の確認によって変わります。原稿と希望する受け取り日時、実際の提出期限を共有してください。内容を確認して対応可能な納期をご案内します。

Q. 納品後に表記を直したい場合はどうなりますか？

納品後3か月間、納品範囲内の無料修正に対応します。対象箇所と希望表記、修正理由をまとめてご連絡ください。原稿の変更や文章の追加、別用途向けの作り直しは別途相談となります。

書類翻訳は、原稿と用途を添えてご相談ください

書類翻訳は、提出先の条件、原稿の状態、納品後の使い方を整理すると、必要な作業を見積もりへ反映しやすくなります。ファーストネットジャパンでは、44言語・方言、2つの品質プラン、DTPなどの関連作業について、原稿を確認してご案内します。証明に関する条件がある場合は、提出先の案内も併せて共有してください。

手元の原稿、翻訳先の言語、用途、希望納期、必要な納品形式を送っていただければ、依頼範囲を具体的に相談できます。短い書類も複数ファイルの資料一式も、最初に内容と条件を確認することから始めましょう。